DÉCRET:

• Attendu que les registres paroissiaux, qui contiennent les actes attestant des baptêmes, mariages, funérailles et sépultures célébrés dans les paroisses, sont des documents religieux à caractère privé;

• Attendu que ces registres sont la propriété exclusive des fabriques des paroisses et que leur gestion est soumise à la fois au droit canonique et au droit civil;

• Attendu que les fabriques sont des organismes visés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec et par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chapitre P-39.1) et qu'une infraction à ces lois pourrait donner lieu à des poursuites au civil;

• Attendu que les fabriques ne sont pas exemptées de l'application de ladite loi par son article un puisqu'elles ne sont pas des organismes qui visent "la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique, historique ou généalogique à une fin d'information légitime du public";

• Attendu que les registres paroissiaux contiennent des renseignements personnels que les responsables des paroisses ont le devoir de protéger, de ne pas communiquer à des tiers sans le consentement des personnes concernées ou l'autorisation de la loi et qu'ils ne peuvent les utiliser que pour les fins prévues lors de leur cueillette (Code civil du Québec, art. 35 et 37, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, article 10 à 13 et Code de droit canonique, canon 220);

• Attendu que l'article 18, 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé permet de communiquer un renseignement personnel uniquement "si ce renseignement est dans un document qui date de plus de 100 ans ou si plus de 30 ans se sont écoulées depuis le décès de la personne concernée" mais que cette loi laisse aux organismes la liberté de donner accès à ces renseignements;

• Attendu qu'en plus de l'obligation légale de protéger le caractère confidentiel des registres, nous avons aussi la responsabilité canonique de donner des règles pour leur conservation, en particulier pour ce qui est des plus anciens, étant donné qu'ils possèdent une valeur historique inestimable pour l'Église d'ici et constituent un riche patrimoine témoignant de sa vie (Code de droit canonique, canon 535);


EN CONSÉQUENCE, par les présentes, nous décrétons ce qui suit:

1. En plus du ou des prêtres en fonction dans la paroisse, seules les personnes suivantes ont accès aux registres paroissiaux pour les besoins de leur tâche ou de leur fonction :
• celles détenant un mandat pastoral dans la paroisse;
• celles détenant un mandat de la chancellerie pour la signature des extraits et certificats;
• celles oeuvrant au secrétariat de la paroisse.

2. En aucune circonstance, il n'est permis de donner accès aux registres paroissiaux à toute autre personne non autorisée.

3. Aucune consultation directe des registres n'est permise, même pour des fins de recherche historique, généalogique ou autre.

4. Les certificats ou extraits de registres sont remis uniquement à des personnes concernées par ces actes.

5. Aucune information sur le contenu des registres ne peut être donnée par téléphone ou tout autre moyen similaire à moins d'y être auparavant autorisé par la chancellerie.

6. Aucune photocopie, photographie ou reproduction des registres par quelque procédé que ce soit ne peut être faite. Seule la Direction de l'État civil peut obtenir la photocopie d'un acte dans la mesure où elle en fait la demande par écrit.

7. C'est au prêtre responsable de paroisse à veiller à l'observance de ce décret afin que les registres paroissiaux soient conservés dans un lieu sécuritaire et que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès.


DONNÉ À SHERBROOKE, sous Notre signature, le sceau du diocèse et la signature du chancelier de ce diocèse, le quinzième jour du mois d'octobre de l'an deux mille trois.